วิธีใช้งาน กฎ 80/20 เคล็ดลับการทําน้อยสําเร็จมาก ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ชีวิตดีขึ้นตลอดไป
กฎ 80/20 หรือที่รู้จักกันในชื่อ หลักพาเรโต (Pareto principle) เป็นแนวคิดว่า ผลลัพธ์ส่วนใหญ่ ประมาณ 80% มักมาจากปัจจัยเพียงเล็กน้อย เพียง 20% กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ 80% ของผลลัพธ์ในกิจกรรมเกือบทั้งหมดมาจากการกระทำประมาณ 20%
วิธีนำกฎ 80/20 มาปรับใช้กับการทำงานให้เป็นรูปธรรม ใช้ได้จริงในชีวิตประจำวัน
1. ระบุงานที่สำคัญที่สุด เน้นที่สิ่งเหล่านั้น
จัดลำดับความสำคัญของงาน เมื่อคุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำ ให้พิจารณาว่าจาก 10 รายการที่คุณมี มี 2 รายการที่จะมีคุณค่ามากกว่า 8 รายการที่เหลือรวมกันเสียอีก กฎนี้ช่วยให้คุณระบุงานที่ควรทำก่อนและทำทันที
ลองพิจารณาว่างานหรือโปรเจกต์ใดที่สำคัญที่สุดที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตเป็น 2 เท่า หรือช่วยให้คุณได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือโบนัสสูงสุด จากนั้น ให้แบ่งย่อยงานเหล่านั้นออกเป็นขั้นเล็ก ๆ และมุ่งเน้นไปที่การทำ “โดมิโนตัวแรก” ที่จะนำไปสู่ความก้าวหน้าในงานถัด ๆ ไป การหยุดชั่วคราวและพิจารณาว่างานใดบ้างที่ให้ผลลัพธ์ส่วนใหญ่ จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งเหล่านั้น
2. การปรับปรุงประสิทธิภาพในกิจวัตรประจำวัน สร้างนิสัย ที่เรียกว่าวินัย
“Atomic 80/20 Rule” แนวคิดนี้เป็นการรวมกฎ 80/20 เข้ากับการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่มีผลกระทบมาก
หลักการสำคัญคือ “ค้นหากิจกรรม 20% ที่ให้ผลลัพธ์สำคัญที่สุด แล้วนำกิจกรรมนั้นมาสร้างเป็นนิสัยเล็กๆ ที่ทำได้สม่ำเสมอ”
ตัวอย่างที่ 1 การติดตามข่าวสาร เป้าหมาย ต้องการรอบรู้เรื่องหุ้น ความพยายามแบบเดิม (100%) สมัครรับจดหมายข่าว เกี่ยวกับ หุ้น ทั้งหมด 10 ฉบับ แล้วพยายามอ่านให้หมดทุกวัน แต่สุดท้ายก็อ่านไม่ทัน รู้สึกล้า และจับประเด็นไม่ค่อยได้
การใช้กฎ 80/20 คุณลองวิเคราะห์แล้วพบว่า มีจดหมายข่าวเพียง 2 ฉบับ (นี่คือ 20%) ที่ให้ข้อมูลสำคัญและตรงประเด็นครอบคลุมข่าวส่วนใหญ่ (นี่คือ 80% ของผลลัพธ์)
การสร้างเป็นนิสัย (Atomic) แทนที่จะพยายามอ่านทั้ง 10 ฉบับ คุณเปลี่ยนมาสร้างนิสัยใหม่ที่ทำได้ง่ายและสม่ำเสมอคือ “อ่านจดหมายข่าวหลักแค่ 2 ฉบับนี้ทุกเช้า ใช้เวลา 15 นาที”
คุณใช้เวลาน้อยลงมาก แต่ยังคงได้รับข้อมูลที่สำคัญที่สุดอย่างครบถ้วนและสม่ำเสมอ
ตัวอย่างที่ 2 กิจวัตรยามเช้า เป้าหมาย ต้องการเริ่มต้นวันใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ
ความพยายามแบบเดิม (100%) ตั้งใจจะทำทุกอย่าง ทั้งนั่งสมาธิ 20 นาที, ออกกำลังกาย 30 นาที, เขียนบันทึก, อ่านหนังสือ แต่สุดท้ายก็ทำได้บ้างไม่ได้บ้างเพราะใช้เวลาเยอะเกินไป
การใช้กฎ 80/20 คุณลองสังเกตตัวเองแล้วพบว่า แค่ “การวางแผนงาน 3 อย่างของวัน” กับ “การยืดเส้น 5 นาที” (นี่คือ 20% ของกิจกรรม) เป็นสองสิ่งที่ส่งผลให้วันทั้งวันของคุณปลอดโปร่งและทำงานได้ดีขึ้นมาก (นี่คือ 80% ของผลลัพธ์)
การสร้างเป็นนิสัย คุณจึงปรับกิจวัตรยามเช้าให้เหลือแค่ 2 อย่างที่สำคัญที่สุดและทำได้แน่นอนทุกวัน คือ “ตื่นมาแล้วเขียนสิ่งที่ต้องทำ 3 ข้อ และยืดเส้น 5 นาที”
3. การมอบหมายงาน
ประเมินคุณค่าของเวลา พิจารณาว่าเวลาของคุณมีมูลค่าเป็นเงินกี่บาท หากมีสิ่งใดที่คุณไม่ชอบทำและสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ในราคาที่ถูกกว่ามูลค่าเวลาของคุณ คุณควรทำเช่นนั้น
ยอมรับผลลัพธ์ที่ “ดีพอใช้” คุณอาจเป็นคนสมบูรณ์แบบที่เชื่อว่าไม่มีใครทำงานได้ดีเท่าคุณ แต่เมื่อพิจารณากฎ 80/20 หากคุณมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมและได้ผลลัพธ์ 80% ที่สมบูรณ์แบบ คุณควรยอมรับและปล่อยวางสิ่งนั้นไป เพราะมันจะช่วยให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้น
โดยสรุปแล้ว การนำกฎ 80/20 มาใช้คือ การหยุดชั่วคราว ชะลอตัวลง และพิจารณาว่างานใดบ้างที่ให้ผลลัพธ์ส่วนใหญ่ จากนั้นให้มุ่งเน้นไปที่งานเหล่านั้น
ติดตาม The Thaiger บน Google News:
ข่าวล่าสุด
